Где нужны Excel и Гугл Таблицы

Содержание

• Зачем нужны
• Основные функции
• Бизнес и финансы 
• Проектное управление
• Образование и исследования
• Маркетинг и аналитика
• Личное использование
• Сравнение Google Sheets и Excel 
• Что выбрать

Зачем нужны

Электронные таблицы — инструмент для работы, учебы и управления финансами. Они созданы для анализа и организации данных.

Благодаря гибкому форматированию и функциональности программы обрабатывают и анализируют большие объемы данных, отслеживают финансовые показатели, составляют графики и диаграммы.

Инструмент используют везде: от бухгалтерских отделов до образовательных учреждений. Это сокращает время на ведение документации и облегчает рабочие процессы. 

Инвестор Хайтен Ша однажды спросил в Х (Twitter), без какого приложения его подписчики не могут жить. По лайкам Эксель был в числе первых.

Google тоже не отстают. Они используются даже как базы данных для проектов. Об этом пишет архитектор программного обеспечения Джейкоб Ли на Habr. Ссылка на статью с переводом на русский язык.

Основные функции

• Формулы. 

Оба приложения выполняют математические операции и анализируют данные. В список функций входят:

• Сложение; 
• Вычитание; 
• Умножение; 
• Деление; 
• Функции даты и времени: NOW, DAY, MONTH; 
• Функции статистики: AVERAGE, COUNT; 
• Функции поиска: VLOOKUP, HLOOKUP.

• Форматирование. 

Оформление делает таблицы наглядными и презентабельными. В распоряжении пользователя изменение цвета ячеек, шрифтов и их размеров, разные стили: от рамок до фоновой заливки. 

• Сортировка и фильтры. 

Приложения упорядочивают информацию в соответствии с критериями: по возрастанию или по убыванию. Фильтры скрывают лишние ячейки и оставляют только нужные данные.

• Графики и диаграммы. 

В программах можно строить графики и диаграммы, чтобы визуально анализировать информацию. Можно создавать столбчатые, круговые, линейные и другие графики, настраивать их внешний вид, добавлять подписи.

• Работа с данными. 

Импорт и экспорт данных из документов формата CSV, из баз данных.

Бизнес и финансы

Обе программы используют для бизнеса и финансового анализа, бюджетирования, отслеживания расходов и создания отчетов.

• Финансовый анализ. Инструменты позволяют проводить финансовый анализ. Таблицы с информацией о доходах и расходах, расчет ROI — рентабельности инвестиций, анализ экономической эффективности проектов. Формулы, функции и графики в программах производят сложные аналитические расчеты и визуализируют результаты.

• Бюджетирование. В электронных табличках пользователи планируют доходы и расходы, определяют цели и прогнозируют финансовые показатели. С помощью функций автозаполнения, формул и макросов автоматизируют бюджетирование, вносят изменения в расчеты и прогнозы.

• Отслеживание расходов. Пользователи создают таблицы, чтобы отслеживать расходы разных категорий. Можно создать колонки для ввода ежедневных расходов или использовать сложные формулы и функции, чтобы автоматизировать процесс. Также применяют доступные шаблоны для учета расходов по отдельным проектам. Можно фильтровать и сортировать данные для анализа расходов по параметрам.

Проектное управление

• Создание графиков Ганта. График Ганта — это графическое представление плана проекта, которое визуализирует последовательность задач, сроки выполнения и зависимости между ними. В Эксель и Гугл можно создавать графики Ганта, используя графические объекты и специальные шаблоны. Можно задавать длительность задач, определять зависимости между ними и назначать ответственных сотрудников. Так удобнее визуализировать и планировать ход проекта.

• Отслеживание задач. Юзеры создают таблицы, чтобы наблюдать за задачами, назначать ответственных и следить за выполнением работы. Пользователь может создать столбцы для описания задач, сроков выполнения, статуса и комментариев. Также добавить столбцы, чтобы отслеживать затраченное время и ресурсы на задачу. Сортировка и фильтрация показывают текущий статус задачи. Таким образом пользователи контролируют прогресс проекта.

• Управление ресурсами. Юзеры управляют ресурсами проекта: оборудованием, материалами, финансами и сотрудниками. Здесь создают список ресурсов и указывают их доступность, стоимость и сроки использования. В таблицах прослеживается использование ресурсов по каждой задаче и оцениваются затраты на проект. С помощью формул и функций автоматизируют расчеты и упрощают управление ресурсами.

• Анализ рисков. Юзеры указывают статистические функции и инструменты, чтобы идентифицировать и оценить риски, определить вероятность и воздействие каждого риска, оценить их общую важность. 

Также проводят сценарный анализ и оценивают влияние разных переменных на проект. Это помогает принимать взвешенные решения и управлять рисками.

Образование и исследования

Электронные таблицы используют в учебе и для научных исследований. Здесь это инструмент для организации, анализа и визуализации данных. Вот несколько примеров, как используют программы в образовании и в науке.

• Учет и анализ данных. В учебных заведениях преподаватели ведут таблицы, чтобы следить за успеваемостью студентов, оценивать учеников по предметам и делать расписание занятий. В научных исследованиях инструмент подходит для учета и анализа. Например, для хранения результатов эксперимента и опросов.

• Обмен информацией. В таблицах над проектами можно работать вместе. Несколько пользователей могут работать с одним документом одновременно, вносить изменения и видеть обновления в реальном времени. Так, студенты и преподаватели работают вместе: вносят комментарии, проводят совместные анализы и обсуждения.

• Статистический анализ и моделирование. Студенты и научные сотрудники проводят статистический анализ данных и создают математические модели. Юзеры используют функции и формулы, чтобы рассчитывать статистические показатели, прогнозировать и моделировать. Эта функция помогает в выполнении аналитических задач и в проведении научных исследований, включая анализ и интерпретацию результатов экспериментов.

Маркетинг и аналитика

• Анализ конкурентов, тенденций рынка и целевой аудитории. Маркетологи используют таблицы, чтобы вычислить показатели, сравнить данные, выявить тренды и закономерности.
• Стратегии. Маркетологи разрабатывают маркетинговые стратегии, используя таблицы. Например, анализируют данные о конверсии, стоимости привлечения клиента и доходности по каналам маркетинга. Специалисты выделяют успешные каналы и распределяют ресурсы.
• Отчетность. С помощью инструмента маркетологи создают отчеты. Это помогает понять, какие каналы маркетинга и кампании приносят лучший результат, а какие нуждаются в оптимизации.

Личное использование

Google Sheets и Excel помогает людям организовывать повседневную жизнь.

• Планирование бюджета. Помогают следить за бюджетом. Создайте табличку с разделами для доходов и расходов, введите свои финансовые данные. Используйте формулы и функции, чтобы автоматически рассчитывать общую сумму доходов и расходов, следить за остатками. Контролируйте финансы, планируйте расходы и достигайте финансовых целей.
• Список дел. Используйте таблички для ведения списка дел. Создайте колонки с задачами, дедлайнами, статусом выполнения и контролируйте их. Отмечайте выполненные задачи, отслеживайте прогресс и устанавливайте приоритеты. Для сложных задач можно использовать функции и формулы, чтобы автоматизировать процессы и определять время завершения.
• Отслеживание личных данных. Вносите результаты анализов, отслеживайте вес, рост и результаты тренировок в Гугл и Excel. Вводите данные в ячейки и анализируйте их при помощи графиков и диаграмм. Следите за достижениями и мотивируйте себя.
• Планеры и ежедневники. Создайте личный ежедневник. Сделайте табличку с разделами для разного типа задач: работа, учеба, личные дела. Заполняйте задачи и планируйте их выполнение по дням и неделям. Оставайтесь организованным, следите за своим расписанием и не упускайте важные события и задачи.

Сравнение Google Sheets и Excel

• Совместная работа. У Google большое преимущество над Excel — это совместная работа в режиме реального времени. Несколько людей могут одновременно редактировать документ, видеть изменения друг друга и общаться в чате. Excel тоже предлагает такую функцию, но веб-интерфейс ограничивает редактирование онлайн.
• Предоставление доступа. В Google доступ к документам пользователи предоставляют напрямую с помощью ссылки. В Excel нужны веб-версии или общая книга, чтобы предоставить доступ. 
• Автоматическое сохранение. Google автоматически сохраняет изменения на Диске. Так, пользователи не теряют данные в случае сбоя. В Excel для автоматического сохранения используются SharePoint или OneDrive.
• Формулы и функции. Обе программы позволяют добавлять формулы. Google предлагает функцию автозавершения формул, которая ускоряет работу.
• Создание макросов. В Excel используется редактор VBE — Visual Basic for Applications. Редактор дает возможность более сложной автоматизации. В Google можно создавать макросы с помощью Google Apps Script, но функционал несколько ограничен по сравнению с Excel.
• Диаграммы. В Excel пользователи создают диаграммы вручную. В Google Sheets есть функция «Анализ данных».

Что выбрать

Excel и Google Sheets помогают организовывать, анализировать и визуализировать данные, делая их доступными и понятными для принятия обоснованных решений.

Excel и Google Sheets предлагают функции, которые полезны в разных сферах. Выбирайте ту программу, которая удобнее. 

Главное — уметь работать с таблицами. Навык пригодится везде: от повседневной жизни до интернет-маркетинга.