Итоги «удалёнки». 4 основные проблемы и как их решали большие компании / Skillbox Media

Содержание:

• Проблема: нужно создавать рабочие места дома
• Проблема: офлайновые конференции больше не провести
• Проблема: с сотрудником трудно встретиться перед принятием на работу

• Удалённая работа — тренд ещё с 2019 года.
• Корпоративом по «вебке» в 2021 году никого не удивишь, но туда может зайти Иван Ургант.
• HR-специалисты начали извлекать выгоду из удалённой работы.
• Сотрудники быстрее «выгорают» дома, чем в офисе. Как с этим справиться.

Пандемия идёт на спад, с 27 января в Москве требование о переводе трети сотрудников на «удалёнку» перестало быть обязательным. Некоторые компании уже начали постепенно возвращать работников в офисы.

Небольшой команде легко разойтись и поработать дома, а затем вернуться, но гигантам в этом плане сложнее. Мы узнали, как Cisco, Hikvision, «Лаборатория Касперского» и «ВКонтакте» оперативно переводили сотрудников на дом и как решали проблемы «удалёнки».

Проблема: нужно создавать рабочие места дома

Удалённая работа — растущий тренд, а пандемия только ускорила этот рост. Президент консалтинговой компании Global Workplace Analytics Кейт Листер заявила осенью 2019, что к 2025 году 70% сотрудников будут хотя бы пять дней в месяц работать из дома.

В России после введения обязательной «удалёнки» легче было тем компаниям, которые и раньше отдавали предпочтение такому формату работы. В то же время «офлайновым» организациям пришлось развозить по домам рабочую технику и даже офисные кресла. Возникли сложности и с новыми программами: в первые месяцы изоляции периодически появлялись новости об инцидентах во время видеоуроков и совещаний.

По подсчётам руководителя группы бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing Татьяны Пискаревой, одно рабочее место на дому обойдётся минимум в 41 000 рублей. В сумму входит стоимость офисного кресла и компьютерного стола (от 10 000 рублей), ПК (от 30 000 рублей), интернета (500 рублей в месяц) и мобильной связи (от 200 рублей).

Hikvision смогла использовать опыт головного офиса в Китае, там на «удалёнку» перешли раньше, рассказала Ирина Кибалюк, директор по маркетингу и рекламе Hikvision.

Компания перевела весь штат на дистанционный формат работы за два дня с помощью собственных IT-платформ. Благодаря этому Hikvision оперативно настроили подключение сотрудников к базам данным, файловым хранилищам и обучающим материалам. Сейчас сотрудники каждый день заполняют отчёт о состоянии здоровья. Так работодатель сможет быстрее среагировать, если кто-то заболеет: помочь и вовремя перепоручить его работу другим.

Резюме:

• Hikvision смогла использовать опыт китайского офиса.
• Ежедневные отчёты сотрудников о самочувствии позволяют реагировать оперативнее.

В лаборатории Касперского переводить сотрудников на удалённую работу начали ещё в марте, рассказал Кирилл Ширяев, руководитель отдела HR-маркетинга: «Сначала мы переводили на дом в отдельных регионах, где было много заражённых, потом везде, где у нас есть представительства».

В компании считают, что переход дался относительно легко: «Нам было проще, чем компаниям, далёким от IT. Многие наши сотрудники привыкли к постоянным разъездам и работе с ноутбуков в командировках». Ширяев рассказал, что за первые три недели удалённой работы HR-департамент только в России обработал почти 1,5 тысячи запросов, это в пять раз больше обычного потока.

В первые дни служба техподдержки буквально утонула в заявках, и тогда на помощь пришли коллеги из HR. В доставке документов и техники на дом помогали сотрудники из административно-хозяйственного отдела. «Мы даже организовали возможность забрать свои кресла из офиса домой», — добавил Ширяев.

На новый формат компания смогла перестроиться всего за две недели. И это несмотря на почти 4 тысячи сотрудников и более 34 офисов в 30 странах. На корпоративном портале появилась специальная страница, где работники могли узнать формат работы офисов и получить ответы на частые вопросы. В специальной группе в Microsoft Teams сотрудники смогли общаться друг с другом, делиться лайфхаками и обращаться к HR для решения проблем.

Резюме:

• В «Касперском» разные отделы при необходимости помогали друг другу.
• Были организованы надомные рабочие места — вплоть до привычных офисных стульев.
• Онлайн-каналы для общения «удалёнщиков» позволили оперативно решать вопросы

16 марта 2020 года «ВКонтакте» перевёл на «удалёнку» всех сотрудников, кроме тех, кто должен находиться в офисе для поддержания инфраструктуры сети. Руководитель направления развития бренда соцсети Наталья Танаева рассказала, что в компании были готовы и перевели на дом работников всего за один день.

«Конечно же, у нас не было достаточно времени, чтобы спланировать всё заранее, поэтому процессы отлаживали на ходу, — добавила она. Часть сотрудников соцсети работает удалённо постоянно, поэтому все необходимые инструменты для работы из дома в компании уже были».

Изменения коснулись общения внутри компании, его стало больше. «Внутренние коммуникации у нас и раньше были выстроены преимущественно в онлайне, но на время пандемии мы стали синхронизироваться чаще, чем обычно», — уточняет Танаева. Вскоре после введения удалённой работы «ВКонтакте» оперативно запустил собственную платформу для видеозвонков — на 128 участников и без ограничений по времени. Основным вызовом стал возросший объём доставки — от документов и оборудования до приветственных наборов для новичков и рабочих стульев.

Резюме:

• «ВКонтакте» использовал опыт организации удалённых сотрудников до пандемии и сумел масштабировать его.
• Отдел разработки компании оперативно создал свою онлайн-платформу для совещаний.

Резюме:

• Hikvision смогла использовать опыт китайского офиса.
• Ежедневные отчёты сотрудников о самочувствии позволяют реагировать оперативнее.

Резюме:

• В «Касперском» разные отделы при необходимости помогали друг другу.
• Были организованы надомные рабочие места — вплоть до привычных офисных стульев.
• Онлайн-каналы для общения «удалёнщиков» позволили оперативно решать вопросы

Проблема: офлайновые конференции больше не провести

Ещё один аспект перехода на «удалёнку» — все коммуникации происходят в сети. Речь идёт не только о внутренних совещаниях, перешедших в Zoom, Teams и аналоги, но и о коммуникациях с клиентами и партнёрами. Бизнес находил новые решения, активно подключая к этому социальные сети и онлайн-платформы. Корпоративные мероприятия также перевели в онлайн — корпоративом по «вебке» в 2021 году уже никого не удивишь.

Когда ввели карантин, часть важных для Hikvision мероприятий отменили, многие перевели в онлайн-формат. «Мы рассказывали партнёрам онлайн, как использовать наши продукты, как их интегрировать и какие новинки появились в модельном ряду. Отвечаем на вопросы по установке и обслуживанию, делимся кейсами», — рассказала директор по маркетингу и рекламе Ирина Кибалюк.

В Hikvision в десять раз увеличили количество вебинаров и онлайн-презентаций. Кибалюк считает, что компания смогла быстро подстроиться под новый формат коммуникаций. «Ещё мы запустили Telegram-канал, в котором в режиме реального времени работаем с аудиторией, помогаем с выбором оборудования, его настройкой, наши специалисты консультируют клиентов прямо там».

Резюме:

• В Hikvision Russia смогли подстроиться под онлайн-формат работы с клиентами, использование телеком-инструментов общения выросло в десять раз.
• Для поддержки и консультирования в компании использовали Telegram.

На производительность компании «удалёнка» повлияла разнонаправленно, в результате она не упала, считает руководитель по PR и коммуникациям Cisco в России и СНГ Дмитрий Лесков. У компании есть собственная облачная платформа для онлайн-мероприятий Cisco Webex, там и проводят онлайн-встречи. В компании подсчитали, что это в 15 раз эффективнее, чем офлайн-мероприятия. Лесков обратил внимание на то, что Webex создаёт «минутки» (резюме встречи) и автоматические субтитры в живом режиме.

«Конечно, все мы люди и немного устали от такого онлайн-режима. Если выпадает возможность увидеться, то мы ею пользуемся. Но на самом деле в нашей работе изменилось не так много. Ведь и до карантина у нас встречи проходили преимущественно в удалённом формате», — резюмировал он.

Резюме:

• В силу своей специализации Cisco оказалась готова к удаленке: компания улучшила имеющиеся инструменты и практики.

Руководитель отдела HR-маркетинга Кирилл Ширяев увидел положительные стороны в переходе на онлайн-мероприятия. «Обычно мы делали отдельные вечеринки для наших зарубежных коллег и для российских сотрудников, однако в этом году постарались сделать праздник по-настоящему глобальным. Трансляция новогоднего шоу шла на русском языке из Москвы, а все, кто на нём не говорит, смогли воспользоваться опцией синхронного перевода на английский», — рассказал он. Онлайн-корпоратив прошёл в формате вечернего шоу Late Night Christmas, а его ведущим был Иван Ургант.

Ширяев добавил, что в компании проводят регулярные часовые онлайн-сессии с руководством, в том числе с генеральным директором. Это даёт сотрудникам больше обратной связи: «Люди напрямую задают вопросы топ-менеджерам — и им становится психологически легче, они чувствуют себя включёнными в процесс и получают ответы».

Резюме:

• «Лаборатория Касперского» вынужденно использовала формат онлайн-корпоратива, чтобы сделать его более масштабным. В компании довольны результатами.
• В «Лаборатории» проводят регулярные онлайн-сессии с руководством для обратной связи с сотрудниками.

Резюме:

• В Hikvision Russia смогли подстроиться под онлайн-формат работы с клиентами, использование телеком-инструментов общения выросло в десять раз.
• Для поддержки и консультирования в компании использовали Telegram.

Резюме:

• В силу своей специализации Cisco оказалась готова к удаленке: компания улучшила имеющиеся инструменты и практики.

Проблема: с сотрудником трудно встретиться перед принятием на работу

Тренд удалённых собеседований набирал популярность в последние пять лет — такой формат требует меньше времени и ресурсов. Пандемия ускорила эти процессы: по данным исследования KPMG на май 2020 года, очные собеседования в онлайн перевели 43% компаний. Руководитель отделений по подбору персонала Kelly Services Ольга Копылова отметила, что бóльшая часть этапов отбора не требует личных встреч.

Раньше в «Лаборатории» уже практиковали интервью через Skype, Microsoft Teams и другие сервисы, рассказал руководитель отдела HR-маркетинга Кирилл Ширяев. Он добавил, что во время пандемии запустили ещё и автоматизированную систему тестирования для IT-направлений. Она позволяет кандидату выполнять тестовые задания не выходя из дома.

Резюме:

• «Лаборатория Касперского» сумела автоматизировать часть процессов по тестированию соискателей.

Некоторые команды летом начали работать в тестовом гибридном режиме — часть дней в офисе, а остальные дома. Руководитель направления развития бренда Наталья Танаева добавила, что во время изоляции «ВКонтакте» начал нанимать разработчиков на постоянную «удалёнку» — раньше технические специалисты работали только в штабе.

«Если руководителю и команде комфортно и это не сказывается на результатах негативно, то изоляция — это явно лучшее время начать, — говорит Танаева. — Мы не планируем закрывать свои офисы и даже готовим к открытию новые». О переходе на постоянную работу из дома для всех сотрудников речи пока не идёт.

Резюме:

• «ВКонтакте» использовал во время изоляции частичную надомную работу и начал нанимать технических специалистов на постоянную «удалёнку».

Резюме:

• «Лаборатория Касперского» сумела автоматизировать часть процессов по тестированию соискателей.

Резюме:

• Постоянная «удалёнка» плохо влияет на психологический комфорт сотрудников, некоторые работники предпочли бы быстрее выйти на работу в офис.