Как приучить сотрудников к таск-менеджерам / Skillbox Media

Содержание:

• Причины

Сергей Козлов

эксперт

об авторе

Генеральный директор компании «Мегаплан». Сертифицированный специалист по управленческому учету (CIMA). До «Мегаплана» управлял финансами в фирме «1С».

Ссылки

Однажды вы понимаете, что Google Календарь уже не помогает вести список задач, а только мешает работе бесконечными напоминаниями. Под ними тяжело разглядеть даже число и день недели. Вести задачи в почтовике или мессенджерах тоже неудобно — они вечно теряются в потоке сообщений, которые не имеют отношения к работе.

Вы думаете, как оптимизировать своё рабочее время, и решаете внедрить таск-менеджер. Полные энтузиазма, презентуете идею подчинённым, но они не спешат разделить вашу радость. Вы замечаете, что статусы задач в новой программе простаивают, а рабочие чаты пустуют. Все продолжают пользоваться привычными мессенджерами. Почему же сотрудники не принимают таск-менеджеры и как побороть их упрямство?

Причины

Сначала разберёмся, почему многие не хотят переходить на работу в приложениях.

Именно это вы услышите от сотрудников, если спросите, почему они недовольны новой программой. Зачем нужны все эти нововведения, если всё и так работает нормально? Всегда ведь мессенджерами пользовались, и никаких проблем не было.

Большинству сотрудников просто лень разбираться в новом приложении. Зачем подолгу изучать непонятные пункты меню, функции, опции и настройки оповещений? Всё это отвлекает от действительно важных рабочих задач! И никто не задумывается, что на освоение таск-менеджера уходит совсем немного времени.

Этот пункт следует из предыдущего. Каждый заход в программу, которой не хочешь пользоваться, — мучение для мозга. Сперва каждая постановка задачи кажется намного труднее обычного письма в почтовике. Хотя на самом деле это не так.

«За мной будут постоянно следить!» — скорее всего, такая мысль проносится в голове ваших подчинённых. И отчасти они правы, ведь вы получите детальную статистику их продуктивности: сколько задач было, сколько выполнили в срок, сколько провалили и так далее. Возможностей для прокрастинации на рабочем месте станет меньше.

Пример из жизни. Компания по ремонту дорог. У неё большой парк машин. Руководство решает оснастить их GPS-датчиками и установить в офисе монитор, который показывает расположение каждой машины. После этого 5–10% сотрудников сразу увольняются. Ещё часть уходят в течение пары месяцев. А всё потому, что вскрылись неприятные случаи. Например, рабочий день уже начался, а сотрудника на месте нет. Ему звонят, спрашивают, где он. Он объясняет, что стоит в пробке, а на мониторе видно, что только отъезжает от дома.

Стандартная ситуация: человек получает одновременно три-четыре задачи с разных сторон. Если он сосредоточился на выполнении одной из них, то рискует сорвать дедлайны по остальным (либо вовсе забыть о некоторых задачах). В CRM-системах задачи с дедлайнами не теряются в ворохе сообщений, как в мессенджерах. Исполнитель понимает, что и когда от него хотят, а ставящий задачу — насколько загружен исполнитель и есть ли смысл поручать эту задачу именно ему и прямо сейчас.