Инструменты повышения работоспособности: блокировщик, помодоро-таймер, тайм-трекер и др. / Skillbox Media

Содержание:

• Следим за потраченным временем с тайм-трекерами
• Соблюдаем баланс работы и отдыха вместе с Pomodoro-таймерами
• Не забываем о задачах благодаря to-do менеджерам
• Храним важную информацию в базах знаний

В офисе, когда вокруг коллеги и руководители, гораздо сложнее зависнуть в соцсеточках и отодвинуть рабочие задачи. Другое дело, если работаете наедине с собой, — тогда приходится постоянно бороться с прокрастинацией.

(Описания и тарифы актуальны на март 2021 года.)

1. Следим за потраченным временем с тайм-трекерами

Toggl

TMetric

Timeneye

Timely

Сравнительная таблица

2. Соблюдаем баланс работы и отдыха вместе с Pomodoro-таймерами

PomoDone

PomoTodo

Focus To-Do

Сравнительная таблица

3. Не забываем о задачах благодаря to-do менеджерам

Todoist

Microsoft To-Do

TickTick

Сравнительная таблица

4. Планируем загрузку в системах управления проектами

Trello

Asana

Weeek

Сравнительная таблица

5. Сохраняем концентрацию с блокировщиками сайтов и приложений

Forest

StayFocusd

Go Fucking Work

Сравнительная таблица

6. Храним важную информацию в базах знаний

Evernote

Notion

Сравнительная таблица

7. P. S.

Следим за потраченным временем с тайм-трекерами

Чтобы рационально распоряжаться своим временем, нужно сначала понять, на что оно уходит. Тайм-трекеры точно покажут, сколько занимают рабочие задачи, а сколько — залипание на YouTube. Я отобрала четыре сервиса, которые показались мне наиболее удобными и функциональными.

Инструмент позиционируется как самый простой тайм-трекер, который помогает добиваться целей. В базовом тарифе действительно нет ничего сложного. Но если подключить платные функции, этот тайм-трекер превращается в мощный инструмент учёта и контроля для больших команд. При этом пользоваться им будет всё так же просто.

Что умеет?

Помимо стандартного подсчёта времени по таймеру, Toggl:

• напоминает остановить или запустить таймер, если вы забыли;
• автоматически запускает таймер по заранее определённым правилам.
• отслеживает время простоя, чтобы вы могли его не учитывать;
• позволяет настроить таймер для работы по системе «Помидора»;
• добавляет кнопки запуска таймера в Google Chrome и Firefox, а также в Gmail, карточки Trello, Google Docs, Notion, Todoist, Evernote и ещё сотню приложений;
• позволяет вносить записи о потраченном времени вручную и превращать в них события из календаря;
• поддерживает массовое редактирование и удаление записей;
• показывает отчёты о потраченном времени за определённый период с разбивкой по проектам и клиентам.
• работает даже без интернета.

Всё это доступно на бесплатном тарифе (для команд до пяти пользователей). Если выбрать платную версию, можно назначать проектам (и отдельным записям) почасовые ставки, настраивать напоминания об учёте по email, ставить задачи в проектах и учитывать по ним время, оценивать запланированные и потраченные часы в панели управления. И не только.

Кому подходит?

Toggl подойдёт фрилансерам-одиночкам любых специальностей — например, маркетологам. А ещё небольшим командам, которые не готовы платить за подобный инструмент и предпочитают бесплатную версию. Если же вопрос не в цене, а в функциональности, сервис сможет решить задачи учёта и контроля даже для довольно крупных компаний.

Сколько стоит?

Команды до пяти человек, которым достаточно базового функционала, могут пользоваться инструментом бесплатно и без ограничений.Если нужно рассчитывать стоимость времени в деньгах, экспортировать отчёты в XLS или учитывать время по задачам, нужен тариф Starter — от 9 долларов в месяц за пользователя при оплате за год. С тарифом Premium (18 долларов в месяц) вы сможете просматривать графики рентабельности проектов и сотрудников, настраивать напоминания для сотрудников по email, запрещать редактирование записей через определённое время, делать поля в форме записи времени обязательными и так далее.

Также есть тариф Enterprise с приоритетной техподдержкой, его цена рассчитывается индивидуально.

Сервис позиционируется как приложение учёта рабочего времени для бизнеса, а значит — больших команд и крупных проектов. В то же время среди готовых решений есть предложение для фрилансеров.

Что умеет?

Тайм-трекер — лишь одна из функций TMetric. Ещё он может:

• отслеживать время, которое вы проводите на разных сайтах и в приложениях;
• присваивать временным промежуткам теги;
• учитывать временные затраты по клиентам, проектам и задачам;
• визуализировать рабочий день на временной шкале;
• фиксировать время бездействия;
• формировать детальные отчёты по потраченному времени и сводные отчёты по проектам;
• разграничивать права доступа к проектам для разных пользователей;
• вносить расходы, доходы, считать заработок по почасовым ставкам и при проектной оплате;
• обмениваться данными с Asana, Trello, ActiveCollab, Evernote, Google Calendar, Google Docs и другими сервисами;
• начислять зарплату и отпускные с учётом рабочих дней, выходных и переработок.

Кому подходит?

Возможностей TMetric хватит как для фрилансера-одиночки, так и для крупной компании. Но если цель — учитывать время по задачам, и только, я бы выбрала менее функциональное и мощное решение, чтобы ненужные опции не отвлекали.

Сколько стоит?

Базовый функционал доступен бесплатно для команд до пяти человек. Вы сможете учитывать потраченное время, вести неограниченное количество клиентов и проектов, просматривать отчёты.

Платных тарифа два — «Бизнес» и «Профессиональный» за 7 и 5 долларов в месяц соответственно (при оплате за год выйдет дешевле). В основном отличаются возможностью предоставлять доступ к проектам через отдельные логины для клиентов, учитывать оплачиваемые отпуска и начислять зарплату сотрудникам, а также синхронизировать время с Jira, QuickBooks, GitLab и Redmine. Всё это возможно только на максимальном тарифе

Простой инструмент учёта рабочего времени для команд и фрилансеров. Таймер запускается и останавливается в пару кликов независимо от того, в каком сервисе или приложении вы работаете.

Простота использования сочетается с мощными аналитическими инструментами. Отчёты Timeneye покажут, по плану ли двигается проект, куда уходит время, кто над чем работает.

Что умеет?

По словам создателей, Timeneye — это больше, чем расписание. Сервис позволяет:

• отслеживать время по таймеру автоматически и создавать записи вручную;
• распределять затраченное время по проектам;
• создавать наглядные отчёты для клиентов;
• контролировать оплачиваемые часы и устанавливать бюджет для проектов, чтобы не допустить перерасхода времени;
• просматривать записи о времени в режиме календаря на неделю;
• интегрироваться с Trello, Google Docs, Google Chrome и многими другими приложениями, чтобы из них можно было запустить таймер в пару кликов.

Кому подходит?

Командам и фрилансерам, которым от тайм-трекера нужно чёткое управление временем и отслеживание затрат по проектам. Но, например, в сервисе нет такой функции, как начисление зарплаты.

Сколько стоит?

Раньше с ограниченным функционалом можно было пользоваться бесплатно. Сейчас осталась 14-дневная пробная версия, после которой нужно будет решить, подходит ли Timeneye для решения ваших задач. Если да — выбрать тариф: ежемесячный за 7 долларов в месяц или годовой за 6 долларов в месяц.

Соблюдаем баланс работы и отдыха вместе с Pomodoro-таймерами

Технику Pomodoro придумал итальянский студент Франческо Чирилло для управления временем, соблюдения баланса между работой и отдыхом. Если чётко придерживаться её, можно работать эффективнее и успевать больше.

Суть в том, чтобы каждые полчаса отдыхать минимум по 5 минут. После двух часов работы (четырёх «помидоров») нужно уже сделать большой перерыв на 15–30 минут.

Франческо использовал для контроля этих циклов обычный екухонный таймер. А сейчас есть множество других инструментов, которые упрощают выполнение «помидорной» техники, помогают не отвлекаться и не забывать об отдыхе.

Позиционируется как приложение для систем управления проектами и задачами. PomoDone подключается к Trello, Evernote, Todoist, Asana, Slack и другим таск-менеджерам, после чего в их интерфейсе появляется кнопка таймера.

Что умеет?

Алгоритм прост — выбираете задачу в своём таск-менеджере, кликаете по таймеру и начинаете работать. Он сообщит, когда пройдёт 25 минут (или другой отрезок времени, который вы задали в качестве «помидора»). Следующим кликом вы запускаете пятиминутный таймер для перерыва.

Кроме того, в PomoDone можно:

• вести список задач и отслеживать затраченное на них время;
• перенести задачи из своего таск-менеджера и выполнять их «помидорами» в интерфейсе трекера;
• установить расширение для Google Chrome и запускать таймер из любой вкладки браузера, Google-таблицы или Google-документа — и превращать их название в задачу PomoDone;
• переносить задачи из Pomodone в свой таск-менеджер.

Кому подходит?

Всем, кто хочет освоить технику Pomodoro для более продуктивной работы или сделать её использование проще. Хороший вариант для тех, кто уже привык к своему таск-менеджеру, не хочет ничего менять и дополнительно усложнять управление задачами. Например, удалённым веб-разработчикам, чья команда централизованно ведёт дела в Asana или Trello. Удобнее внедрить дополнение, чем задействовать ещё один отдельный инструмент.

Сколько стоит?

Если инструмент нужен в качестве простейшего «помидорного» таймера, будет достаточно бесплатной версии. Платные тарифы пригодятся, если недостаточно пяти интеграций или нужно более детальное отслеживание времени. Например, на бесплатном тарифе нельзя запускать таймер отдельно для подзадач в Google Tasks или пунктов чек-листа в Trello. Платных тарифа два: Lite Plan (от 2 долларов в месяц при оплате за год) и Ultimate Plan (от 3,5 доллара в месяц).

Позиционируется как инструмент, который позволяет организовать весь рабочий процесс вокруг «помидорной» техники. Предполагается, что для управления делами и временем вы будете использовать только PomoTodo и ничего больше — интеграций со сторонними сервисами и приложениями нет, даже через Zapier.

Что умеет?

Не только отсчитывать временные отрезки по 25 минут, но и:

• вести список дел с разбивкой на проекты с помощью хештегов;
• считать «помидоры», выполненные за день, и следить, чтобы всё шло по намеченному плану;
• строить графики результативности, высчитывать самые продуктивные день недели и время суток;
• вести полный учёт времени, затраченного на разные задачи;
• синхронизировать информацию между десктопным и мобильным приложениями и браузерным расширением.

Кому подходит?

Начинающим фрилансерам, у которых пока нет масштабных проектов (где нужно делить на много этапов и небольших задач, вести отдельные списки дел по клиентам). В последнем случае требуется более мощный и функциональный инструмент для управления проектами, а интеграций нет. Если же задач пока немного, PomoTodo вполне подойдёт для ведения списка дел и работы по технике «помидора».

Сколько стоит?

Для подсчёта «помидоров» и ведения простейшего списка дел хватит бессрочного бесплатного тарифа. Если нужны подзадачи, напоминания, повторяющиеся дела и отчёты по продуктивности на email, можно подключить Pro за 3,9 доллара в месяц.

Условно бесплатное десктопное и мобильное приложение от Microsoft, которое объединяет в себе «помидорный» таймер и менеджер проектов. Веб-версии, браузерных расширений и синхронизации с другими приложениями нет (только с Apple Watch).

Что умеет?

Довольно много:

• вести список задач с разбивкой по проектам;
• ставить повторяющиеся задачи и напоминания;
• устанавливать приоритеты, делать заметки, назначать подзадачи, планировать количество «помидоров» на каждую задачу;
• вести статистику выполненных «томатов» и потраченного времени — в целом и в разрезе отдельных задач/проектов.

Кому подходит?

Тем, кому для управления задачами достаточно функций Focus To-Do и не нужны интеграции со сторонними инструментами вроде Trello, Gmail или Google Sheets. Если нужен только помидорный таймер, а проекты вы ведёте в чём-то другом, Focus To-Do не подойдёт — лучше выбрать инструмент с интеграциями и браузерным расширением.

Сколько стоит?

Есть бесплатная версия, однако синхронизация данных между устройствами, повторение задач и подробная статистика доступны только на тарифе «Премиум» за 2,99 доллара на 3 месяца или 17,99 доллара навсегда.

Не забываем о задачах благодаря to-do менеджерам

Когда работаете с парой клиентов в режиме «получил задачу → сдал → получил следующую», удерживать дела в голове легко. Но как только клиентов становится больше, всё меняется. Задачи сыплются со всех сторон, график расписывается на пару недель вперёд — забыть о важном обещании, созвоне или встрече становится проще простого. Тогда приходится вести списки дел и планировать день заранее.

Для этого можно использовать стикеры, обычные бумажные ежедневники, доски или специальные онлайн-сервисы.

Инструмент для ведения списка дел и управления задачами в работе и жизни. Классический to-do менеджер — довольно простой интерфейс, не перегруженный лишними наворотами и в то же время вполне функциональный.

Разработчики сделали фокус на иерархии и структуре, поэтому в Todoist много инструментов для структурирования дел и заметок.

Что умеет?

Сервис активно развивается, список функций и возможностей постоянно растёт. На момент работы над статьёй в Todoist можно:

• вести список задач, распределять их по проектам и разделам внутри проектов;
• устанавливать сроки и приоритеты, добавлять подзадачи и комментарии;
• присваивать задачам метки и создавать фильтры;
• просматривать дела в нескольких разных представлениях — по проектам, срокам, меткам, фильтрам;
• ставить регулярные задачи, которые будут повторяться автоматически;
• добавлять в рабочее пространство других участников, работать всей командой;
• просматривать выполненные задачи и график продуктивности;
• пользоваться списками дел в веб-версии, мобильном и десктопном приложениях, браузерном расширении.

Кому подходит?

Фрилансерам и командам без сложных процессов, которые нужно выстраивать на канбан-досках вроде Trello.

Сколько стоит?

У сервиса есть бессрочная бесплатная версия. Однако в ней недоступны многие полезные функции вроде напоминаний, меток и добавления задач по email. Платный тариф для одиночек, в котором всё это есть, обойдётся в 229 рублей в месяц. С тарифом «Бизнес» (от 329 рублей в месяц за пользователя) можно распределять роли администраторов и участников, вести до 500 проектов и подключать к одному проекту до 50 сотрудников.

Простой и лаконичный планировщик дел, который пришёл на смену Wunderlist (несколько лет назад команда Microsoft выкупила его и запустила свой сервис). Возможности Microsoft To-Do практически полностью повторяют Wunderlist, за исключением нескольких новых функций.

Что умеет?

Инструмент развивается, и, вероятно, появятся новые функции, а пока можно:

• вести задачи и группировать их в списки;
• добавлять к задачам сроки, описания, подзадачи, приоритеты, файлы и исполнителей;
• настраивать напоминания и повторяющиеся задачи;
• просматривать дела в представлении «На сегодня», в разрезе списков, отдельно важные и запланированные;
• просматривать предложения от умного помощника и выбирать дела на сегодня;
• настраивать цветовую гамму и внешний вид списков;
• синхронизировать данные в веб-версии, мобильном и десктопном приложениях. Есть интеграция с офисным пакетом Office 365, Outlook и другими приложениями Microsoft.

Кому подходит?

Фрилансерам-одиночкам и небольшим командам, которым не нужно строить сложные процессы, учитывать доходы и расходы, отслеживать прогресс по проектам. Подойдёт также для личного списка дел.

Сколько стоит?

Приложение бесплатное. По крайней мере, я не нашла никакой информации о стоимости, форме оплаты и каким-либо заблокированным функциям с пометкой «Премиум».

Приложение для организации списков дел и повышения продуктивности. По возможностям похоже на Todoist, но отличается несколькими полезными функциями. Может импортировать задачи из Wunderlist, который закрылся в мае 2020 года.

Что умеет?

TickTick может чуть больше, чем Todoist и Microsoft To-Do. Оно умеет:

• вести задачи, распределяя их по спискам и папкам;
• устанавливать подзадачи, дедлайны и приоритеты, присваивать теги, загружать файлы;
• создавать задачи через голосовой ввод и из электронных писем;
• ставить регулярные задачи, настраивать уведомления;
• использовать «умные» списки — например, просматривать задачи на сегодня и завтра;
• работать по встроенному таймеру Pomodoro;
• включать белый шум, чтобы можно было лучше сосредоточиться;
• синхронизировать данные в веб-версии, мобильных и десктопных приложениях, часах Apple Watch;
• делиться списками, назначать ответственных, работать в команде.

Для кого?

Для фрилансеров-одиночек и небольших команд, которым не нужны канбан-доска и выстраивание процессов по принципам Agile.

Сколько стоит?

В бессрочной бесплатной версии доступны все основные функции. За 27,99 доллара в год можно подключить премиум, чтобы иметь возможность настраивать свои «умные» списки, использовать виджет быстрых задач на Android, планировать работу по технике Pomodoro и использовать другие расширенные функции.

Сервис для совместной работы, управления проектами и задачами, обмена документами и информацией, ведения списка дел. Интересен тем, что позволяет организовать рабочее пространство и выстроить процессы так, как нужно конкретной команде для решения конкретных задач. То есть дашборды Asana будут выглядеть по-разному у разработчика сайтов с командой, дизайнера-фрилансера и удалённого специалиста техподдержки. Например, задачи можно просматривать в формате списков, канбан-доски или графически представленной хронологии.

Что умеет?

Помимо настройки рабочих процессов и различного представления задач, в Asana можно:

• добавлять к задачам комментарии, файлы, подзадачи со своими сроками;
• просматривать планы в формате календаря, в котором отражаются задачи и подзадачи;
• автоматизировать рутинные операции вроде перемещения задач между проектами, установки сроков, приоритетов, исполнителей и так далее;
• создавать формы для сбора информации, приёмки работ и других унифицированных процессов;
• отслеживать прогресс всех проектов на одном экране и смотреть подробную статистику по каждому;
• на одном экране видеть, кто над чем работает и как идут дела;
• настроить обмен данными с Gmail, Slack, Google Sheets, Google Calendar, Google Drive, Dropbox и другими сервисами и инструментами — всего более 100 интеграций;
• работать с задачами в веб-версии и мобильных приложениях для iOS и Android.

Кому подходит?

Несмотря на лаконичный интерфейс, фрилансеру-одиночке Asana может показаться слишком навороченной. По крайней мере, у меня сложилось именно такое впечатление. Поэтому, на мой взгляд, сервис больше подойдёт для работы в команде — будь это несколько объединившихся фрилансеров или полноценное агентство с распределённым штатом.

Сколько стоит?

У Asana есть ограниченный бесплатный тариф, которого хватит для работы фрилансера или небольшой команды до 15 человек. Стоимость платных тарифов — от 10,99 доллара в месяц за пользователя (план Premium при оплате за год). Также есть тариф Business за 24,99 доллара в месяц за пользователя и Enterprise, цена которого обсуждается индивидуально. Каждый тариф даёт больше возможностей, чем предыдущий (безлимитные задачи, пользовательские поля, представление в виде временной шкалы, конструктор пользовательских правил доступны только за деньги).

Таск-менеджер для удалённой работы. Создатели сервиса позиционируют его как гибкую систему, способную адаптироваться под любые проекты. Действительно, как и в Trello, здесь можно настроить доски и списки в соответствии с этапами проекта, процессами и другими параметрами.

Что умеет?

Разработчики сервиса сделали акцент на наглядности и функциональности, чтобы всё было на виду, ничего не терялось и не забывалось. Поэтому в сервисе можно:

• ставить задачи и делить их на проекты — рабочие пространства, группы и доски;
• отображать на одном экране свои задачи из разных пространств (личного и командных), а также фильтровать их по типам, проектам, срокам и другим параметрам;
• использовать несколько канбан-досок в одном пространстве;
• ставить дела разных категорий: звонок, встреча, действие;
• добавлять к задаче сроки, файлы, подзадачи, длительность работы над задачей, ссылки, файлы, приоритеты, комментарии;
• настраивать уведомления так, чтобы не отвлекаться на лишнее, но и ничего не упустить;
• работать по технике Pomodoro через встроенный таймер и учитывать временные затраты через встроенный тайм-трекер.

Для кого?

Сам сервис при регистрации просит указать, будете вы работать один или с командой. Соответственно, Weeek подойдёт как для фрилансера-одиночки, так и для небольшой удалённой команды. По ощущениям, его функций будет недостаточно агентству, которому нужно считать затраты в деньгах, подсчитывать стоимость проекта для клиентов и так далее.

Сколько стоит?

У сервиса есть ограниченный бесплатный тариф — можно создать максимум 7 проектов. Premium (с неограниченным количеством проектов, шаблонами, приоритетной техподдержкой) обойдётся фрилансеру-одиночке в 190 рублей в месяц. Платный тариф для команды до 99 человек стоит 390 рублей в месяц за одного пользователя.

Расширение для Google Chrome, которое, по сути, решает ту же задачу, что и Forest, только без геймификации. Помогает сфокусироваться на текущих делах и не отвлекаться на соцсети, видеохостинги и другие ресурсы для прокрастинации.

Что умеет?

Через быстрый доступ к расширению можно занести в чёрный список целые сайты, отдельные страницы и поддомены, типы контента. Доступ к ним будет предоставляться на определённый период времени в день (по умолчанию — 10 минут, но это можно настроить). Когда лимит исчерпан, сайт блокируется до конца дня.

Также в расширении есть функция тотальной блокировки — можно указать период времени, на который будет заблокирован доступ ко всем сайтам. (Если вы редактор, работаете в браузере и вам нужны Trello и Google Docs, просто добавьте их в исключения.)

На страничке сервиса есть возможность:

• настроить время использования сайтов из чёрного списка, а также часы и дни, когда расширение активно;
• указать, когда заканчиваются рабочие часы, когда можно вернуть доступ к заблокированным сайтам;
• задать списки заблокированных и разрешённых сайтов.

Сделать это можно через расширение в браузере, кликнув на пункт «Настройки».

Сколько стоит?

Расширение бесплатное. Если захочется поддержать проект, на странице настроек есть возможность задонатить 10 долларов.

Храним важную информацию в базах знаний

Чем дольше на фрилансе и чем больше проектов, тем больше данных, которые нужно хранить и периодически просматривать. Чтобы не тратить время на поиски нужной информации или документов (гайдлайнов, редполитик, техзаданий, шаблонов) — а они обязательно затеряются в самый неподходящий момент, — лучше создать свою информационную базу. С чёткой структурой, тегами и удобным поиском. Можно использовать для этого закладки браузера, Google Sheets или один из следующих инструментов.

Приложение для создания заметок и хранения информации. Работает на Windows, MacOS, Android и iOS. При этом информацию на всех устройствах можно синхронизировать.

Что умеет?

Помимо сохранения стандартных текстовых заметок, в Evernote можно:

• делать голосовые заметки, а также добавлять к ним фотографии и видео, форматировать текст — использовать заголовки, списки, шрифты, фоны, таблицы и многое другое;
• сохранять нужную страницу через браузерное расширение в виде ссылки, снимка с экрана или полного текста;
• быстро находить нужные записи с помощью умного поиска и системы тегов и фильтров;
• создавать записи по шаблонам — еженедельник, план проекта, конспект лекций, планировщик питания и так далее;
• вести списки дел и задач;
• прикреплять к заметкам файлы, рукописные заметки, электронные письма;
• делиться заметками с коллегами и друзьями;
• создать единое хранилище информации для команды;
• настроить обмен данными с Slack, Outlook, Google Drive, Microsoft Teams и Salesforce.

По сути, в Evernote можно сохранять всё что угодно — рецепты, идеи, дела на завтра. А начинающий дизайнер, например, может использовать один из блокнотов для хранения интересных решений и референсов для вдохновения.

Сколько стоит?

Базовая версия инструмента доступна бесплатно. Но с ней недоступны некоторые полезные функции — сохранение писем в качестве заметок, работа с PDF-файлами, прикрепление файлов Google Drive. Стоимость Premium для одного пользователя — 219 рублей в месяц, Business-тариф для команд — 360 рублей в месяц за пользователя.

Вот, пожалуй, и всё. Напоследок скажу лишь, что не стоит переусердствовать. Сервисы и приложения — это хорошо, они делают жизнь приятнее, а работу продуктивнее. Однако если переборщить, на такие инструменты может уходить больше времени, чем они экономят. Найдите баланс: выберите 2-3 решения, которые вам больше понравятся и максимально закроют потребности, и будет вам счастье.

Ну и надо понимать, что все эти базы знаний, блокировщики, тайм-трекеры и системы управления проектами — не панацея. На продуктивность влияют и образ жизни (питание, сон, физическая активность), и психологические факторы (например, стресс, отношения с близкими).